SUPPORT | HÄUFIGE FRAGEN

 Die häufigsten Fragen verständlich beantwortet

Hier beantworten wir einfach und verständlich die häufigsten Fragen (FAQ) unserer Kunden. Eine ausführliche Einführung in die online Ordner finden Sie hier und Erklärungen zu den Funktionen Ihres Kundenkontos hier.

Allgemeine Fragen zu den online Ordnern

Wozu ein online Ordner ?

Unsere online Ordner sind nach Themen wie z.B. Datenschutz, Arbeitsschutz oder Informationssicherheit aufgebaut und verfügen über eine rechtssichere Struktur. Als Kunde können Sie darin Ihre Unterlagen (Dokumente, Informationen, Links usw.) ablegen und Anderen zur Ansicht oder Bearbeitung freigeben. So kann z.B. eine externe Fachkraft (z.B ein Sicherheitsingenieur) Ihren online Ordner für Sie inhaltlich betreuen. Aufsichtsbehörden können Sie einen Sichten-Zugang gewähren.

Wem gehören die Inhalte meines Arbeitschutz Ordners ?

Online Ordner und alle Inhalte gehören immer dem Kunden, also Ihnen. Sollten Sie beschliessen, die online Ordner nicht weiter benutzen zu wollen, können Sie sich selbstverständlich die Inhalte vorher als ZIP-Datei herunterladen.

Ich möchte einen eigenen Ordner mit einer ganz anderen Struktur. Geht das ?

Unsere online Ordner sind nicht mit Festplatten oder Cloud-Diensten vergleichbar, da sie thematisch und rechtssicher aufgebaut sind. Die Hauptkapitel sind deshalb vorgegeben. OSPREE-Kunden können allerdings innerhalb dieser Hauptkapitel unbeschränkt eigene Verzeichnisse erstellen. Für unsere OSPREE-Partner und Kunden erstellen wir gerne angepasste online Ordner nach indivduellen Bedürfnissen. Bitte kontaktieren Sie uns !

Ich habe ein Unternehmen und möchte meinen Kunden online Ordner zur Verfügung stellen.

OSPREE hat bereits eine Vielzahl von individuellen Lösungen für unsere Kunden und Partner entwickelt. Unsere online Ordner können auch leicht in die Webseiten Ihres Unternehmens integriert werden. Bitte kontaktieren Sie uns !


Mein Kundenkonto

Wozu muss ich ein Kundenkonto anlegen ?

Die Daten und Informationen in den online Ordnern sind nur für Sie (und von Ihnen authorisierte Personen) sichtbar und mit Ihrem Konto verknüpft. Ein Kudenkonto ist deshalb zwingend erforderlich.

Kann ich die online Ordner vor dem Kauf ausprobieren ?

Auf jeden Fall ! Legen Sie ein gratis Kundenkonto an. Wir haben für Sie einen kostenlosen online Ordner erstellt. Dieser wird nach dem ersten Login automatisch geladen und Sie können darin alle Funktionen und so lange Sie möchten ausprobieren.

Kostet das Anlegen eines Kundenkontos etwas ?

Nein. Das Anlegen und Führen einen Kontos ist immer gratis. Sollten Sie sich für einen odere mehrere unserer online Ordner entscheiden, fallen dafür Kosten an.

Wie kann ich mein Kundenkonto löschen ?

Bitte senden Sie uns eine E-Mail und wir werden Ihr Konto umgehend löschen. Vergessen Sie nicht, vorher Ihre Daten als ZIP-Datei herunterzuladen und zu sichern.

Wird mein (ungenutztes) Kundenkonto automatisch gelöscht ?

Wir behalten uns vor, unbenutze Kundenkonten nach einem Jahr zu löschen. Sie erhalten zuvor eine E-Mail.

Wie kann ich meine Firmendaten und Benutzerdaten ändern ?

Ihre Firmen- und Benutzerdaten können Sie unter Mein Konto ändern. Dazu müssen Sie sich mit Ihrer E-Mail Adresse und Passwort anmelden.


Datenschutz und Sicherheit

Wer hat Zugriff auf meine Daten ?

Unsere Hochleistungs-Server bieten Ihnen ein Höchstmaß an Schutz und Verfügbarkeit (ISO 27001). Der Umgang mit Ihren persönlichen Daten und der Datenschutz sind uns sehr wichtig. Nur Sie und durch Sie authorisierte Personen haben Zugriff auf Ihre Daten. OSPREE-Mitarbeiter/innen haben keinen Zugriff auf Ihre Inhalte und Ihre hochgeladenen Dateien.

Wo sind meine Daten gespeichert ?

Alle Kundendaten werden verschlüsselt übermittelt und ausschliesslich in ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Wir unterliegen deshalb auch dem deutschen Datenschutz, einem der strengsten weltweit. Mehr Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung und den AGB.

Wie werden meine Daten (Dokumente, Uploads) gesichert ?

Ihre Daten werden auf unseren Servern gesichert. OSPREE erbringt die Datensicherung mit angemessener Sorgfalt und Fachkenntnis. Ausführliche Informationen finden Sie in den AGB im Kapitel "Sicherung der Inhalte".

Auf was hat mein Ospree-Partner Zugriff ?

Viele OSPREE Kunden lassen Ihre online Ordner durch eine externe Fachkraft (z.B. einen Datenschutzbeauftragten) erstellen und betreuen. OSPREE-Partner haben auf alle Ihre Inhalte und Daten Zugriff. Die Wahl des Partners liegt bei Ihnen.

Werden meine Daten weitergegeben ?

Nein ! Ihre Daten (z.B. Firmenadresse, E-Mail, Namen) und die Inhalte Ihrer online Ordner werden nie an Dritte weitergegeben. Ausführliche Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung und den AGB.


Inhalte der Ordner und Betreuung durch Ospree-Partner

Was für Informationen müssen in die Kapitel meine online Ordner ?

Für jeden online Ordner gibt es eine Anleitung, die Ihnen einen groben Überblick darüber gibt, was in die einzelnen Kapitel gehört. Die Anleitungen für die einzelnen Kapitel können Sie direkt im Ordner aufrufen, in dem Sie auf das "i"-Symbol klicken. Bitte beachten Sie die weiterführenden Links und lassen Sie sich unbedingt durch eine qualifizierte Fachkraft beraten.

Wer ist für die Inhalte meiner online Ordner verantwortlich ?

OSPREE stellt lediglich die online Ordner sowie die dafür notwendige Infrastrukur zur Verfügung und ist nicht für die fachlichen Inhalte verantwortlich.

Was bedeutet "rechtssichere" Struktur des online Ordners ?

"Rechtssicher" bedeutet, dass die online Ordner so aufgebaut sind, dass sie (zusammen mit Ihren nach den gültigen Gesetzen erstellten Inhalten) in der Regel den Anforderungen des Gesetzgebers entsprechen. Die Struktur der Ordner ist in den meisten Fällen nicht zwingend vorgeschrieben, entsricht aber den üblichen Vorgaben von Berufsverbänden und anderen Organisationen.

Warum sind meine online Ordner beim Kauf ohne Inhalte ?

OSPREE stellt lediglich die online Ordner sowie die dafür notwendige Infrastrukur zur Verfügung und ist nicht für die fachlichen Inhalte verantwortlich. Der Kunde oder sein OSPREE-Partner erstellen deshalb die individuellen Inhalte.

Wozu benötige ich einen Ospree-Partner ?

Unsere online Ordner können Sie selber aufüllen. Ein OSPREE-Partner ist dazu nicht zwingend notwendig. Gerade grössere Unternehmen verfügen oftmals über interne Fachkräfte (z.B. einen Betriebsarzt oder Ingenieur), der die Inhalte erstellen kann. Kleineren oder mittleren Unternehmen sowie Firmen ohne eingene qualifizierte Fachkräfte empfehlen wir unsere geprüften OSPREE-Partner.

Kann ich die Inhalte auch selber erstellen ?

Selbstverständlich ! Falls Ihr Unternehmen nicht über die notwendigen qualifizierten Fachkräfte dafür verfügt, empfehlen wir Ihnen unsere geprüften OSPREE-Partner, die Sie ganz einfach unter "Mein Konto" finden.

Wo finde ich weitere Informationen zu den notwendigen Inhalten meiner online Ordner ?

Für jeden online Ordner gibt es eine Anleitung, die Ihnen einen groben Überblick darüber gibt, was in die einzelnen Kapitel gehört. Diese enthalten oftmals auch Links zu öffentlich verfügbaren Informationen von Berufsverbänden oder Behörden.


Kauf, Abrechnung und Kündigung

Verpflichte ich mich zu einem Kauf, wenn ich ein Kundenkonto anlege?

Das Kundenkonto ist gratis und Sie verpflichten Sie beim Anlegen zu keinem Kauf. Wir haben für Sie einen kostenfreien online Ordner angelegt, der beim ersten einloggen automatisch geladen wird. So können Sie sich von den Vorteilen der OSPREE Ordner in aller Ruhe überzeugen. Wenn Sie sich später für einen oder mehrere online Ordner entscheiden, fallen dafür Gebühren an. Kosten fallen eventuell auch für die Dienstleistungen unserer OSPREE-Partner an.

Wie können die online Ordner bezahlt werden?

Die online Ordner können mit Paypal, den üblichen Kreditk- und Bankkarten sowie durch Bankeinzug bezahlt werden. Nach erfolgter Bezahlung erhalten Sie eine Rechnung per E-Mail. Ihre Rechnungen werden ausserdem in Ihrem Kundenkonto gespeichert und können dort jederzeit aufgerufen werden.

Wie lange ist die Vertragsdauer für einen online Ordner ?

Die Vertragsdauer aller online Ordner ist ein Jahr ab dem Datum der Bezahlung. Die Dienstleistungen der OSPREE-Partner erwerben Sie ebenfalls für die Dauer eines Jahres. Auf eventuelle Abweichungen werden Sie bei Abschluss des Vertrages ausdrücklich hingewiesen.

Wird mein Vertrag automatisch verlängert?

Nein. Einen Monat vor Ablauf des Vertrages werden wir Sie per E-Mail und unter "Mein Konto" benachrichtigen. Sie erhalten einen Link zu unserer Webseite, wo Sie der Verlängerung zustimmen können. Zahlungsmethode und Rechnungsadresse können Sie dort selbstverständlich änden. Sollten Sie eine Verlängerung ablehnen oder keine Überweisung vornehmen, werden Ihre online Ordner einen Monat nach Ablauf des Vertrages gelöscht.

Wie kündige ich meinen online Ordner?

Sie können Ihre online Ordner in Ihrem Kundenkonto unter "Ordner abbestellen" jederzeit kündigen.

Was geschieht mit meinem online Ordner und den Inhalten nach einer Kündigung?

Die Inhalte Ihrer online Ordner bleiben für Sie bis zum Ablauf der Vertragsfrist vollumfänglich verfügbar. Bei der Kündigung teilen wir Ihnen das genaue Datum mit. Sie finden es auch auf Ihrer letzten Rechnung. Einen Monat nach Ablauf der Vertragsfrist werden die online Ordner und alle Inhalte unwiderruflich gelöscht. Wir empfehlen Ihnen, die Inhalte vorher zu sichern. Im Archiv unter "Mein Konto" können Sie ganz bequem ganze online Ordner als ZIP-Datei herunterladen.

Was geschieht mit den Leistungen (Verträgen) der Ospree-Partner nach einer Kündigung meines online Ordners?

Die Dienstleistungen der OSPREE-Partner erwerben Sie ebenfalls für die Dauer eines Jahres. Auf eventuelle Abweichungen werden Sie bei Abschluss des Vertrages ausdrücklich hingewiesen. Die Laufzeiten der online Ordner und die Verträge mit den OSPREE-Partner können (abhängig vom Datum des Abschlusses) unterschiedliche Kündigungstermine haben. Bis zum Ablauf des Vertrages mit Ihrem OSPREE-Partner sind Sie gegenseitig an dessen vertraglichen Inhalt gebunden.

Ich habe den Vertrag mit dem Ospree-Partner gekündigt. Was geschieht mit meinem online Ordner?

Die Inhalte der online Ordner gehören immer Ihnen (dem Kunden). Der OSPREE-Partner unterstützt Sie bei der inhaltlichen, fachlichen Erstellung und bei Änderungen. Nach Ablauf der Kündigungsfrist, hat Ihr ehemaliger OSPREE-Partner keinen Zugriff mehr auf Ihre online Ordner. Wenn Sie einen neuen OSPREE-Partner auswählen, erhält dieser Zugang zu Ihren online Ordnern. Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihren online Ordner und dessen Inhalte.


Arbeiten mit den online Ordnern

Hilfe zum Arbeiten mit den online Ordnern

Unsere online Ordner sind sehr einfach zu bedienen und leicht verständlich. Eine Einführung finden Sie hier.

Kann ich die Struktur (Kapitel) der Ordner ändern ?

Die rechtssichere Grundstruktur können Sie nicht ändern. Hingegen ist es möglich, innerhalb der Kapitel und Unterkapitel uneingeschränkt eigene Verzeichnisse anzulegen.

Wie lege ich (Unter-)Verzeichnisse an ?

Öffnen Sie gewünschte Kapitel oder Unterkapitel, klicken Sie auf "Neues Verzeichnis+" und gegen Sie einen Namen ein. Verzeichnisse können Sie selbstverständlich umbenennen und löschen.

Für welche Datei-Formate gib es eine Vorschau ?

Für die häufigsten Dateiformate gibt es eine Vorschau. Dies sind PDF, JPG, GIF sowie alle Versionen von Word, Excel und Powerpoint. Alle anderen Dateiformate können über die Funktion "herunterladen" geöffnet werden.

Was für Datei-Formate kann ich hoch- und herzunterladen ?

Sie können alle Dateiformate in die online Ordner hoch- und herunterladen. Bitte beachten Sie, dass die Kapazität pro Ordner 5GB beträgt und die maximale Dateigrösse pro Upload auf 30MB beschränkt ist (ausser, wo vertraglich anders vereinbart).

Kann ich Dateien direkt im online Ordner bearbeiten ?

Zur Zeit noch nicht. Wir planen, dies für die häufigsten Dateiformate demnächst einzuführen.

Wie ändere ich die Namen der hochgeladenen Dateien und der Verzeichnisse ?

Klicken Sie einmal auf den Datei- oder Verzeichnisnamen und fügen Sie den neuen Namen ein.

Können mehrere Personen (Benutzer) mit dem online Ordner arbeiten ?

Es können mehrere Benutzer gleichzeitig eingeloggt sein. Das ist z.B. nützlich, wenn Sie etwas mit Ihrem OSPREE-Partner besprechen möchten.

Gibt es verschiedene Benutzer Kategorien ?

Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, können Sie zwischen mehreren vordefinierten Rollen (z.B. Administrator) auswählen. Sie können aber auch Benutzer nach Ihren individuellen Anforderungen erstellen.

Kann mein Ospree-Partner auf meine online Ordner zugreifen?

Die OSPREE-Partner unterstützen Sie fachlich und inhaltlich bei der Erstellung Ihrer online Ordner. In dieser Rolle können Sie auf die Inhalte Ihres online Ordners zugreifen. Wenn Sie die Zusamnenarbeit mit einem Partner beenden,hat dieser danach keinen Zugriff mehr.

Was geschieht mit archivierten oder gelöschten Dateien ?

Archivierte Dateien werden automatisch unter "Mein Archiv" in der gleichen strukturierten Form abgelegt und bleiben dort so lange erhalten, bis Sie sie definitiv löschen. Dort befindet sich auch ein "Mülleimer" mit den gelöschten Dateien.